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職場心理:管理時間,提高效能

责任编辑:tspsy-流年  发布于2013-11-07 13:16   浏览次  
  
  心理导读:时间管理系统潜在的终极好处是能够优化你使用时间的方式,从而让你在最短的时间内得到最好的可能结果。这个系统确实也要你付出一定代价,它就是你的时间,你首先要花时间去学习这个系统,然后花时间去维护这个系统。   ---www.tspsy.com
  
職場心理:管理時間,提高效能

職場心理:管理時間,提高效能
 
  時間是一個人所能花費的最珍貴的一樣東西。
  
  時間管理系統潜在的终极好处是能够优化你使用时间的方式,从而让你在最短的时间内得到最好的可能结果。这个系统确实也要你付出一定代价,它就是你的时间,你首先要花时间去学习这个系统,然后花时间去维护这个系统。一般来说 ,这个系统越复杂,你要付出的代价也越多。你花在管理你的系统上的时间越多,你花在收获效能提升所带来的回报上的时间也就越少。
  
  我使用过不同的时间管理系统,包括富兰克林·柯维和戴维·艾伦的GTD( Getting Things Done:《搞定1:无压工作的艺术》),和托尼·罗宾斯的快速规划法(Rapid Planning Method )。学习时间管理技能是非常值得的。虽然销售时间管理产品的人经常会夸大其词,但我也发现运用这些想法所带来的巨大好处,在《就是现在!立刻开始行动!》一文中我分享了其中的一些。一个悲剧的事实是,大多数人管理他们的时间时的表现极其糟糕,极其低下的效能被视为正常水平而加以接受。直到他们与极其优秀的人交往时才意识自己的时间管理水平是如此差劲。
  
  時間管理系統
  
  有人可能會說,要想精通時間管理就得先要有一個優秀的時間管理系統。但我發現這並不是問題的關鍵。我認爲對時間管理的一般態度要比任何系統都要重要。對時間管理的態度就是簡單地指,你珍惜你的時間。如果你發現自己浪費了大量時間,你可能就不會找到一個足夠充分的理由去管理好你的時間。任何系統都不會帶來多大的不同,直到你開始尊重你的自己。如果你沒有一個有意義的人生目標,那麽你就沒有一個足夠充分的理由去提升你的時間管理技能。每次你可能會暫時受到鼓舞,但你的動力不會持續長久(三分鍾熱度)。
  
  時間管理系統是吸引人的。它们通过对更高的效能、更多的自由时间,更快速的收入增长,更高的自尊作出的承认来引诱你。这些好处中的一些确实可以被实现。不过另一种可能性是,你的系统成为了一种干扰并阻止你取得真正的收获。你发现自己正投入越来越多的时间去学习最新的效能软件、安排优先事项、组织管理每件事。你的系统被设计出来是为了管理你去更好地完成任务,却成了马后炮,甚至是令你厌烦的一件事。你的系统非但没能帮助你提升效能,反而成为了一种使你保持低效能的手段。对于还未树立自己的人生目标的人来说,这是一个普遍的问题。这个系统提供了一种高效能的幻觉, 但当你剥去它的外衣看到它的本质,你发现它是一座用稻草做的房子。里面空无一物。当你总结所有的任务,它们都是白忙活,无用功,和鸡毛蒜皮的小事。不论它们有没有被完成,对于宏伟的计划来说它们都是无足轻重的。从长远来看,没有人会在意这些事。如果你发现自己处于这种情况之下,你就没有看到时间管理的真正目的。
  
  什麽是時間管理?
  
  所有這些複雜的問題先抛一遍,讓我們來談一會基本的東西。時間管理是什麽?時間管理的關鍵就是如下兩點:
  
  1、決定去做什麽
  
  2、大膽去做
  
  這兩個步驟你第一眼看到時會覺得非常簡單。即便是一個小孩也做得到。不過,當我們從最優的角度去看待它們,它們就變得更加複雜了。爲了優化這些步驟,我們一定要明確完成每一個步驟的“正確的”或“最佳的”方法。我們都知道事先三思比起莽撞行事能産出更好的結果。所以我們的問題就變成了,“現在我要采取的最佳行爲是什麽,以及去這樣做的最佳方式是什麽?”
  
  回答這個問題就是任何時間管理系統背後的主要目的。是的,井井有條、思路清晰,和降低壓力有附加好處。但最終這些好處都服務于決定-行動過程。你將要做什麽,以及你如何去做?
  
  當我剛開始學習時間管理的時候,我發現大多數文獻資料都專注于第二步。如何完成任務被一再強調。對于會有任務分配給自己雇員來說,這個模型是可以的;但這是工業時代的模型,對于現今知識時代的員工來說,他們擁有更多的自由去選擇他們的任務,甚至是他們的職業,這個模型就不適合他們了。如果第一步被正確地完成,那麽不管你第二步做得有多好都是無關緊要的。如果你決定去做錯誤的事情,那麽不管你第二步做得有多好都不會帶來任何改變。
  
  決定去做什麽
  
  第一步比第二步更有難度,這正好可以解釋爲什麽很少有書籍談論它。一個嘗試去聰明地處理第一步的最流行的系統是富蘭克林—柯維系統,它把使命、角色,和目標給予了更高的重視,項目和行爲被放在較爲次要的位置。不過,我不認爲富蘭克林—柯維系統足夠完善。我看到許多由這個系統提出的使命陳述純粹是幹巴巴的胡言亂語。
  
  對角色、目標和使命的更高層次的認識是意識的覺醒。把這看成你目前對于現實以及你在其中所扮演的角色的理解。如果你改變你的意識,那麽每一件事也會改變。例如,如果你改變你的精神信仰,那麽你在你的人際關系和職業生涯中所體驗到的事情也會發生改變。
  
  准確是最重要的
  
  意識的最重要方面就是准確性。你的意識要麽准確地模擬了現實,要麽沒有。這包括你最神聖的精神信仰,也包括你的信念甚至能改變你的現實的可能性。如果用不准確的信念來指導你的行爲,那麽你的行爲也將會變得毫無意義。如果一個人的高層次信念是不准確的,他/她就無法産出有意義的效能。他/她就好像在挖一個洞,然後又把它填滿。
  
  我最先從項目和行爲層次開始學習時間管理,自那以後我從一個自上而下的角度去看待它。現在,我更加關心的是做正確的事,而非把事情做對。我花費了大量時間審視我的信念,尋找我的信念和我的現實體驗之間的不相一致之處,並探索其它可能會更加准確的潛在信念。專注于項目和行爲層次可以産出微量的效能提升,專注于高層次的意識與目標可以産生巨大的突破。當我的意識發生了改變,其它的一切也會發生改變,包括我的使命、目標、項目,和行爲。
  
  對于管理時間,我相信我能做的最重要的一件事就是努力去盡可能准確地理解現實。這意味著我不可以忽視信息。我已體驗過的每一件事——我認爲我知道的每一件事——必須以某種方式整合進我管理時間的方法中去。不可以有不一致性。我的信念,思想,和行爲,它們都要必須與它們在現實中的自身相一致。
  
  消除不一致
  
  人們所犯的一個重大的時間管理錯誤是,他們允許不一致繼續存在而從不考慮去消除它。我們很容易就可以在宗教上看出這一點。人們聲稱自己堅持的信仰是神聖的,但他們的行爲卻並不與這些信念相符。他們退縮或覺得自己很弱小。爲什麽?因爲他們一方面覺得這些信念是正確,但另一方面又覺得它們不是正確的。他們不去解除這種沖突,而是嘗試不去思考這個問題。消除不一致可能會給他們的生活帶來巨大的混亂,他們害怕這種事情的發生。于是他們陷入了一個不健康的循環之中,向自己隱瞞真相,並對自己不完全贊同(的信念)卻仍然繼續信奉下去的無能行爲産生受挫感。
  
  消除內部不一致所産生的巨變是真實的,但這並不意味著你要害怕它。追隨這條道路後,我的生活發生了一些巨大的改變,每次都是艱巨困難的時刻。但自己明明知道這個信念體系是不准確的卻仍然要堅持它,這種邏輯我是無法接受的。一旦有新的信息出現(或對舊的信息産生了一個新的理解),我一定會去尋找一種方法將它整合成一體。當我在搜尋更好的信念時,我一定要丟棄不一致的信念。
  
  除了挑戰性之外,我也很享受這個過程。一旦我更新了我的信念,讓它們與我的經驗相符合而非盲目地接受別人告訴我的話,我發現我掙紮了好些年的問題一下子就消失了。這個世界充滿了無數錯誤的信念(特別是來自于大媒體的),所以當我們周圍的人都說我們錯了的時候去相信我們自己和我們的想法是一個艱巨的挑戰。
  
  例如,我发现我持有的第一个不太确信的信念就是我需要一份工作。我一方面觉得我应该要找一份工作——大学毕业后去找一份工作似乎是一件很正确的事——但另一方面我又不喜欢每天去上班并让一个老板来告诉我该去做什么这个主意。我看着求职申请表,茫然地看着它。我对工作这个主意感到反胃,我直觉地感到这整个想法不适合我。我确信无疑不是唯一有这种感觉的人,但大多数人尽全力去适合它。他们每天去上班,但他们真的不喜欢这样做。他们更情愿不去上班,如果他们负担得起。不同于其他人接受这种不一致,我选择去消除它。这引导我找到了一种不需要一份工作而能过一种惬意的生活的方法。 短期内这不是一条轻松的道路,但长远来看这是很轻松的,尤其是当我注意到信奉找一份工作的人们实现了这个目标之后。他们中很少有人感到自己的生活过得快乐和充实。工作时他们假装万事如意,但私下里他们感到痛苦和被束缚。每一年情况会变得越加糟糕。我个人认为大多数工作都不是特别有益于人的健康,考虑到它们对人的精神产生的影响。我相信一定有例外,但它们不是常规情况。
  
  不顧無數人告訴我去“找一份工作”,大學畢業後我一直沒去找一份工作,並很快樂。成爲雇員不是我想要的,我接受這點,我注意到有工作的人們看上去似乎也不想要工作的樣子,所以我忽視了他們的建議並聽從了我的直覺。通過分析我信念中的不一致並消除它,我爲自己創造了一個更好的結果。
  
  用高度概括的詞來解釋時間管理就是准確。爲了有效地使用你的時間,你一定要盡你所能努力去准確地理解你的現實。這意味著對于顯現在你面前的信息給予足夠的關注:感官知覺、事實、邏輯、直覺、情緒,等。而且最終目標是讓所有這些東西保持一致。這樣你覺察到的、感覺到底的、思考到的、說的,和做的都是合一的。
  
  調整信念
  
  在這個方面我已取得了很大進步,但我還沒有達到合一的境界。仍然存在許多不一致需要我去消除。不論何時當我對什麽感到不確定時,我都會去尋找一些方法去做個人試驗。光寫下一個目標並下功夫去實現它是不夠的。光做一個使命陳述並以此爲藍本去生活甚至也是不夠的。你怎麽知道你的使命和目標在一開始時就值得去做?你是否曾設定過一個目標,後來意識到它是愚蠢的或無意義的?你怎麽知道10年之後的你回顧這個決定時不會認爲它是一個錯誤的選擇?投入如此多的努力去實現最終而言根本就不重要的目標,是對時間和生命的多大浪費啊!
  
  准確就是認識到你的目標是否是明智的選擇的標准。如果你的目標是基于你所能掌握的最准確的現實而設定的,那麽你就可以高枕無憂了。你已盡了你的全力,這是你能得到的最好的結果。但准確性並不是可以輕松地就能界定的。這因爲此我的許多目標都直接聚焦于我的信念的准確性上。如果我對現實沒有充分的理解,並對我的目標沒有太大把握的話,那麽我的第一要務就是去提升我對現實的理解的准確性。當我的認識看上去已足夠准確之時,我會付諸行動,但當我發現不一致時,我會調整我的觀念。有時我發現我的認識是支離破碎的,我必須要完全放棄它並重新建立起一種認識。檢查你對現實的認識的終極方式就是現實本身。
  
  現在你可能不想奉獻你的全部生活去追求准確性,但我認爲當你把准確性,而非效率、高效,或其它標准置于你的時間管理哲學之首時,你的時間管理成效會有大幅提升。當你在決定如何去使用你的時間時舉棋不定時,回過頭來重新審視一下你對現實的理解。什麽你確信是真實的?這個事實告訴你你要去采取的正確的行爲是什麽?一旦你知道了正確的行動方式,你就會努力去既快又好地完成它,這裏就是現代時間管理系統有用武之處的地方。
  
  爲了提升准確性,消除不准確性
  
  要想知道你的信念什麽時候會變得准確是一件非常困難的事情,但去發現不准確性就沒有那麽困難,所以把你的注意力放在這上面。不准確的信念的症狀包括長期拖延、情緒混亂、說謊、自我否定、設定無力實現的目標、害怕失敗,害怕拒絕、怯懦、抑郁、憤怒、受挫感、憤恨。
  
  確定你信念中的不一致通常都不是一件困難的事。你可能有許多不一致之處,但你可能早已被教導感覺不協調一致是正常的。我想說這種情況是常見的,但不是正常的。我認爲保持協調一致更加正常和自然。情緒混亂是一種不愉快的狀態。當你體驗到這種感覺時,花一些時間去寫私人日記,記錄下你的感覺的方方面面並盡可能深入地去探索它們。最終你會發現一個你過去不願意去面對的事實真相。例如,正如我在前面解釋的那樣,我必須要去面對我不想爲別人工作這一現實,但我仍然要去掙錢以滿足我的需求。我承認這兩個都是事實(我內在的感覺和外部的現實),但它們是不一致的。這就允許我找出一個和諧的方案,尊重兩者並不讓自己陷入剛才那個不一致之中。我作出了一個選擇,去找到一個不需要一份工作也可以過著惬意的生活的方法。短期來看這是艱巨的,但長期來看會變得更加輕松。不准確的信念于你無用,所以不論何時發現它們時丟棄它們。
  
  如果你應付好時間管理的最高層次(准確),其它部分也將會水到渠成。我的目的、使命、角色、目標、項目,和行動都篩選自我目前對現實的理解。基于我對對現實的理解,我的目的是清晰的。基于我的目的,我的使命是清晰的。如此遞推下去。處于頂部的目的是清晰的,那麽處于底部的行動也會是清晰的。在更低的層次依然有許多選擇的空間,但重大的決定早已經作出,所以細節就顯得沒那般重要了。細節會控制你的生活的風味和內容,但無法控制它的自然本質。
  
  當談到時間管理時,你對現實抱有的信念的准確性基本上就能決定你的結果。至于你所使用的是哪種系統都是無關緊要的。當你努力去提升准確性與一致性時,對自己要有耐心。這種對更精確的准確性的要求是持續進行的。我不知道人類能否達到身心合一的至高境界——這要求我們成爲上帝。將來總會出現更多的不准確性要去清除、更多的試驗要去做、更多的信息要去整合。重要的是不要就此滿足于現狀。當你可以實現一致性時,不要將就生活中的矛盾。有時這要花費一年或更長時間才能消除沖突達到一致,比如離婚或改變職業道路這些情況,但這段時間終歸是要過去的,所以你也可以把它加以利用。
  
  “你最重要的任務和優先事項是那些會對你的生活或工作産生深遠影響——積極的或負面的——的事。專注于此。”
  
  ——博恩·崔西
  
  (文/Shayne Yeats  唐山bwin博彩app网)

 

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